Regelgeving instructeurs 

1 In deze tekst wordt voor de eenduidigheid en duidelijkheid “hij” gebruikt. Vanzelfsprekend bedoelen wij ook de vrouwelijke instructeur. 

Het Oranje Kruis
Procedure hercertificering Diploma Eerste Hulp (DEH) vermeldt de procedure volgens welke de leden van de afdeling door de instructeur competent kunnen worden verklaard. Aanwezigheid is niet meer genoeg, het gaat om het toetsen van de vaardigheden. In antwoord op de vraag “Is het voldoende dat ik een presentielijst laat zien van de nascholingsbijeenkomsten?” antwoordde HOK:

“Nee, alleen een registratie van aanwezigheid is niet voldoende. Uit de lijst moet duidelijk blijken welke competenties zijn getoetst en welke cursisten competent resp. niet competent zijn bevonden. Een presentielijst waarop de getoetste onderwerpen zijn vermeld, de aanwezigen zijn afgevinkt, en waarop duidelijk is aangegeven welke aanwezigen niet competent waren, is wel voldoende.”

Op MIJN KNV staat een Excel formulier dat gebruikt kan worden als combinatie van presentielijst met getoetste onderwerpen. Het is van belang dat de instructeur hierop schrijft wie wel/niet competent zijn. Als bij een afdeling meerdere instructeurs de nascholingsbijeenkomsten geven, is het van belang dat deze instructeurs onderling afstemmen. Het kan en mag niet zo zijn dat een handeling bij de ‘maandagploeg’ als competent wordt afgetekend, terwijl diezelfde uitvoering van de handling op ‘donderdag’ niet als competent zou zijn aangemerkt.

Het gaat er dus om hoe de afstemming onderling is geregeld. Niet administratief, maar feitelijk. Hebben de instructeurs onderling overleg om te zorgen dat zij de lat op een gelijk niveau leggen. Leggen de instructeurs de richtlijnen 2016 eenduidig uit? Hoe zorgen de instructeurs dat de leden voor 1 januari 2019 zijn bijgeschoold in de competenties “reanimatie van kinderen” en “verslikking bij zuigelingen”?

Dat laatste kan niet vanuit het afdelingsbestuur worden opgelegd, omdat dan problemen kunnen ontstaan door de belastingwetgeving.

Belastingdienst – belasting op inkomen
Er zijn drie verschillende gronden op basis waarvan een instructeur kan worden betaald voor de lessen/nascholingsbijeenkomsten die hij1 verzorgt:

• Als Vrijwilliger -> U bent vrijwilliger als u hebt afgesproken dat u voor uw inzet per uur een vergoeding ontvangt. Bent u 23 jaar of ouder dan gaat het om een vergoeding van maximaal € 4,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor uw inzet.

Het kan zijn dat u als meer ontvangt dan een vergoeding van € 4,50 per uur, € 150 per maand of € 1.500 per jaar. In dat geval gaat de belastingdienst ervan uit dat er sprake is van een vergoeding die in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van uw werk. Deze vergoeding is belast voor de (loon- en) inkomstenbelasting.

Of er wel of geen loonbelasting moet worden ingehouden is het grote verschil tussen werknemer zijn en ondernemer/genieter van ‘Inkomsten uit overig werk’. De instructeur moet samen met de afdeling beoordelen of hij een opdracht in loondienst uitvoert.

Loondienst of niet 
Of de opdracht in loondienst is uitgevoerd, hangt af van de antwoorden op de volgende vragen:

1. Is er een verplichting tot persoonlijke arbeid? Dat is zo als de instructeur het werk zelf moet doen. Hij mag zich dus niet door iemand anders laten vervangen zonder overleg met de afdeling.
2. Is er een gezagsverhouding tussen instructeur en afdeling? Zo’n verhouding is er als de afdeling kan bepalen hoe de instructeur de opdracht moet uitvoeren. Als de instructeur de aanwijzingen en instructies van (het bestuur van) de afdeling moet opvolgen.
3. Krijgt de instructeur loon? Dat is het geval als de afdeling méér betaalt dan alleen een vergoeding voor kosten die de instructeur maakt.

Is het antwoord op al deze vragen ‘Ja’? Dan bent is de instructeur in loondienst.

Is het antwoord op 1 of meer van deze vragen ‘Nee’? Dan is de instructeur niet in loondienst.

Vanuit de afdeling is loondienst niet gewenst -> VAR-wuo of modelovereenkomst
Bij het hebben van een instructeur in loondienst hoort de administratieve verplichting een degelijke loonadministratie in te richten, de instructeur aan te melden bij een pensioenfonds en te zorgen voor het doen en betalen van aangiften loonbelasting. Dit is voor (het bestuur van vrijwilligers van) de afdeling een te grote belasting. Vandaar dat de landelijke vereniging in 2016 met de Belastingdienst om de tafel is gaan zitten om een Modelovereenkomst af te sluiten. In deze modelovereenkomst (zie bijgesloten én te vinden op Mijn KNV) is in het geel gemarkeerd duidelijk te vinden welke afspraken zorgen dat geen sprake is van ‘Persoonlijke arbeid’ en/of ‘gezagsverhouding’. Voor instructeurs die een geldige VAR-wuo uit 2016 kunnen overleggen is de modelovereenkomst een extra waarborg.

Kort gezegd komt het er op neer dat de afdeling aan de instructeur de (ruime) opdracht geeft de lessen/nascholingsbijeenkomsten te verzorgen. Als extra kader kan worden gemeld voor meximaal welk bedrag LOTUS-slachtoffers kunnen worden ingezet. De instructeur zorgt daarna zelf voor invulling van de lessen/nascholingsbijeenkomsten, regelt zijn eigen LOTUS en overlegt zelf met de materiaal-/verbandmeester welke materialen hij welke dag nodig heeft. De afdeling heeft dus géén inspraak in de volgorde van de te behandelen onderwerpen of de inhoud van de lessen.

Vanzelfsprekend kunnen er afspraken worden gemaakt over het vergoeden van de kosten van gebruikte eigen materialen. Denkt u daarbij ook aan het regelen van de aansprakelijkheid bij het gebruik van die materialen en het melden van schade aan materialen.

Het opgenomen relatiebeding is weliswaar niet gemarkeerd, toch adviseren wij dit artikel niet aan te passen. Het is immers niet de bedoeling dat de leden bij vertrek van een instructeur de vereniging verlaten.

Lesgeven namens afdeling bij derden
Ook als er namens de afdeling ergens extern wordt lesgegeven is het mogelijk dat via een modelovereenkomst af te spreken. De externe partij zal vaak juist deze ene instructeur willen, wat het lastiger maakt als afdeling buiten de verplichting van persoonlijke arbeid te blijven. Zeker als de afdeling namens de instructeur met de externe partij in gesprek gaat.

Beter is het als de instructeur zelf een contract sluit met de externe partij en bijvoorbeeld bij de afdeling tegen betaling de materialen huurt. Voor de instructeur kosten die van de inkomsten af mogen en voor de afdeling onbelaste inkomsten.

Administratieve verplichtingen
Voorkeurs situatie:
Als de instructeur bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd en als ondernemer is aangemerkt, stuurt de instructeur een nota aan de afdeling voor verleende diensten. De afdeling mag er vanuit gaan dat de afgesproken bedragen altijd inclusief btw zijn, de instructeur zal op zijn nota wel de BTW moeten vermelden. Ter indicatie: € 20 per uur incl. btw = € 16,53 ex btw. Het kan zijn dat met de instructeur is afgesproken dat hij zelf de gewenste inzet LOTUS-slachtoffers regelt, maar de nota direct naar de afdeling laat sturen.

Als er geen nota komt:
Als de instructeur de werkzaamheden of diensten niet uit als ondernemer uitvoert moet de afdeling jaarlijks de uitbetaalde bedragen aanleveren aan de Belastingdienst. Voor deze digitaal uit te voeren verplichting moet de afdeling zich wel eerst bij de Belastingdienst aanmelden. U krijgt dan een een beveiligde link om in combinatie met de ‘Invoerapplicatie voor opgaven derden uitbetaling (IDU)’ de gegevens door te geven.

Deze situatie houdt een extra belasting van het bestuur van de afdeling in en is daarom ongewenst.

Belastingdienst – btw-plicht afdeling
De omzet van sociaal-culturele instellingen is vrij van btw. Er gelden wel voorwaarden:

• de activiteiten zijn van sociale of culturele aard;
• de instelling mag geen winstoogmerk hebben;
• de instelling mag de concurrentieverhouding met commerciële instellingen niet verstoren.

Instellingen voor EHBO worden expliciet genoemd als sociaal-culturele instellingen die zijn vrijgesteld van btw. Wel moet de afdeling daarbij oppassen dat ze niet te commercieel naar buiten treedt. Als de mogelijkheden van een afdeling de concurrentieverhouding met commerciële instellingen verstoort kan er alsnog btw-plicht, met alle bijhorende verplichtingen, volgen. Denk hierbij aan het geven van EHBO-cursus voor bedrijven zonder dat de cursisten lid worden van de vereniging of aan het verzorgen van EHBO-posten bij evenementen op een manier die overeenkomt met die van professionele partijen.